Деловой этикет.

06 апреля 2013     Калейдоскоп, Этикет
деловой этикет

В этой статье речь пойдет ещё об одном разделе этикета – деловом этикете. В наше время он стал одним из самых важных правил поведения. Деловой этикет играет важную роль в судьбе человека, который хочет добиться чего-то в жизни. Поэтому рассмотрим подробно все его аспекты. Начнем с моментов, которые, казалось бы, не могут активно влиять на деловой имидж. Однако, это не так.

Интерьер офиса.

Грамотные руководители не должны обходить вниманием обстановку, в которой сотрудники проводят большую часть своей жизни, а так же, впечатление, которое она оказывает на партнеров, клиентов и пр. Самое первое, что необходимо учесть при обустройстве офиса – цветовая гамма, ибо, как давно выяснено специалистами, цвет влияет на настроение людей. Рекомендуется избегать кричащих, ярких цветов, они способны вызывать беспокойство. Лучше всего использовать пастельные тона: светло-серый, бежевый и т.д.

Следующий момент – освещение. Лучше, если оно будет естественным. Для этого в помещении должны быть большие окна. Если офис большой, то осветительные приборы размещаются на потолке, в маленьком можно оснастить ими каждое рабочее место.

В компаниях, где часто бывают деловые переговоры, желательно выделить для них отдельное помещение с большим столом. Если переговоры проходят в кабинете руководителя, то в нем должно быть достаточное количество посадочных мест. Сейчас стало модным проводить деловые встречи в форме обеда. В таком случае в офисе должно быть необходимое количество столовых приборов. А минимальный набор посуды: бокалы, стаканы, кофейные и чайные чашки, рекомендуется иметь в каждой организации, т.к. неэтично и неэстетично предлагать гостям пластиковую посуду.

Корпоративный имидж.

Корпоративный имидж – очень ёмкое понятие, включающее в себя, логотип фирмы, отношения внутри компании, и многое другое. Начнем с самого важного – названия компании. Оно, прежде всего, должно отражать род деятельности фирмы, легко запоминаться и быть оригинальным. То же самое можно сказать и о логотипе компании. Только если название должно восприниматься на слух, то логотип должен запоминаться зрительно.

Не менее важен внешний вид сотрудников, особенно, если им приходится работать с клиентами. Поэтому солидные фирмы устанавливают свой стиль в одежде или выдают одинаковую форменную одежду. Однако, допустимо, что стиль одежды сотрудников офиса в рабочей обстановке может не соответствовать особым случаям. Но полностью исключается во время деловых встреч. Несколько лет назад по этикету женщинам полагался деловой костюм со строгой юбкой. В последнее время стало возможным носить брюки. Деловой костюм – темный, рубашка – светлая, галстук обязателен.

Собеседование.

Очень важно на собеседовании произвести на работодателя правильное первое впечатление. Первое знакомство потенциального руководителя с вами начинается в резюме. Сейчас стало возможным направлять свое резюме по электронной почте. Резюме должно содержать сведения об образовании, опыте работы, профессиональных качествах соискателя.

Если ваше здоровье в настоящий момент оставляет желать лучшего, то следует временно прекратить попытки устроиться на работу. Чихая и кашляя, вы не произведете должного впечатления, только вызовите раздражение.

Известно, что девяносто процентов информации мозг человека воспринимает посредством зрения, обоняния и осязания. Поэтому необходимо быть аккуратно одетым и нейтрально пахнуть.

При собеседовании лучше всего держаться уверенно, ничего не просить и не требовать, стараться избегать заискивающего тона. Спокойно предлагайте свои профессиональные качества и опыт, при этом демонстрируя хорошее настроение и приветливость. Следите за темпом речи, не частите слова, не глотайте окончания, не срывайтесь на фальцет. Приветствуются вопросы о будущей работе, т.к. их можно расценить, как инициативу. Независимо от результата собеседования, оставайтесь вежливы и поблагодарите сотрудника, который вами занимался.

Если вас приняли на работу, в первый рабочий день постарайтесь одеться нейтрально, и элегантно, и опрятно. Не используйте парфюмерию с навязчивыми и удушливыми ароматами. Лучше всего в первый в начале трудовой деятельности выходить из дома с запасом времени на дорогу, т.к. злостного прогульщика терпеть долго не будут нигде.

Постарайтесь как можно быстрее вникнуть в свои обязанности. Не стесняйтесь задавать вопросы и внимательно слушать или записывать ответы, чтобы не обращаться по одному и тому же поводу второй раз. Непонятливый человек может вызвать раздражение у того, кому приходится объяснять по много раз одно и то же. Ведите рабочий ежедневник, это помогает дисциплинироваться. Очень важно сдерживать свои эмоции, если что-то или кто-то раздражает. Не следует хлопать дверью, надо постараться понять причину.

Лицо сотрудника.

Лицом сотрудника является его рабочее место. В целях экономии времени, его полагается держать в порядке, чтобы не тратить усилия на поиски необходимых вещей и документов. К тому же, беспорядок на вашем рабочем столе вряд ли кому-то из коллег придется по нраву. Опять же, вы рискуете опрокинуть чашку с кофе на нужные бумаги, и их придется перепечатывать снова. Документы должны быть каждый на своем месте, рассортированы по подписанным папкам. Допускается держать на столе горшок с декоративным растением, т.к. известно, что зеленый цвет успокаивает. А вот рукоделие, газеты, продукты лучше на работу не брать, так как вся эта «красота» на столе кричит вашему начальнику: «я бездельник».

В отношениях с сослуживцами лучше всего быть открытым и доброжелательным, стараясь никому не навязывать слишком теплые чувства. И помнить, что реальная помощь в преодолении проблем ценится куда более высоко, чем пустая болтовня на эту же тему. И уж точно не стоит посвящать новых сослуживцев в подробности своей личной или семейной жизни, или выпытывать подробности у них. Это может отнять массу рабочего времени, к тому же, не все хотят допускать кого-то в свое личное пространство. На темы, не имеющие отношения к работе, лучше говорить в перерыве или по дороге домой.

Постарайтесь сразу запомнить имена сотрудников. Если вам это не по силам, то запишите. Люди зачастую болезненно реагируют на перевирание имени. И еще. Никакого панибратства, прозвищ и уменьшительных имен.

Разумеется, на рабочем месте недопустимы скандалы, оскорбительные высказывания и прочие проявления невоспитанности. Так же не принято в рабочее время заходить в чужие кабинеты и отвлекать людей беседами на личные темы, даже если эти люди ваши друзья.

Дресскод.

Дресскод – это внутренние правила компании, в них прописаны требования к внешнему виду сотрудников. Нарушение этих правил зачастую влечет за собой ущерб для имиджа не только сотрудника, но и компании в целом в глазах деловых партнеров. Прежде всего, надо соблюдать правила личной гигиены, которые известны нам с рождения, а именно: соблюдать чистоту тела, волос, одежды. Важно так же умеренное употребление парфюмерии и косметики.

Деловая мода очень консервативна и не меняется десятилетиями. Работодатель решает, следует ли придерживаться демократичного стиля в одежде или обязательно надевать строгий деловой костюм. Мужчинам в этом плане проще, а вот женщинам сложно дать четкие рекомендации по выбору одежды. Все зависит от характера работы. Например, то, что подойдет для сотрудницы модельного агентства, то вряд ли послужит на пользу женщине – юристу, т.к. в первом случае допустима экстравагантность, а во втором, короткая юбка и яркая блузка могут повредить имидж компании.

Работа в коллективе.

Большую часть своей жизни человек проводит на работе. Поэтому важно сделать своё пребывание в коллективе комфортным, спокойным и эффективным. Это не так уж сложно. Необходимо соблюдать вежливое, тактичное, корректное отношение к сослуживцам, прежде всего. Правила поведения в коллективе мало чем отличаются от правил, по которым мы живем вне работы. Однако, в каждом коллективе сложились какие-то свои правила, «неписанные законы», и их тоже необходимо соблюдать. Например, курить только в строго отведенных местах. В случае болезни кого-то из сотрудников, не лишним будет позвонить ему и поинтересоваться самочувствием, это может способствовать образованию неформальных дружеских отношений.

В наше время появилось такое понятие, как «корпоративная вечеринка», во многих коллективах сохранилась традиция отмечать дни рождения на работе. Никто не обязывает вас принимать участие в этих мероприятиях, но, все же, желательно присутствовать для укрепления сферы дружеских контактов.

Пунктуальность.

Пунктуальность – это качество, которое можно в себе воспитать. Не стоит искать для своих опозданий каких-то психологических причин, окружающие все равно примут это за невоспитанность и пренебрежение. Особенно недопустимо опаздывать на деловые встречи, это чревато срывом переговоров и ударом по престижу фирмы.

Развить в себе пунктуальность не сложно. Начать можно с того, чтобы вставать сразу после сигнала будильника, не давать себе слабости понежиться еще немного. Не откладывать на утро дела, которые можно сделать вечером: чистка обуви, собирание бумаг и пр. Можно составить четкое расписание утренних дел. Высший пилотаж пунктуальности – распределять свои дела таким образом, чтобы оставалось дополнительное время на непредвиденные обстоятельства.

Для партнера важно видеть, что вы соблюдаете свои обещания, а значит, цените его время. Из этого следует, что вы уважительно относитесь к нему, как к человеку. И это играет положительную роль в развитии деловых отношений.

Чтобы быть во всем пунктуальным, полезно составлять список дел и времени их выполнения, а так же пользоваться электронным органайзером, который сигналом будет извещать вас о времени события или встречи.

Руководитель.

Знающий, толковый руководитель понимает, что основной ресурс любого предприятия – это люди. И если он будет соблюдать правила делового этикета, то это поможет избежать множества проблем.

Если в кабинет начальника входит женщина, ему не обязательно вставать, достаточно учтиво предложить посетителю сесть. При входе в помещение, где находится коллектив, руководитель здоровается первым. Если при обсуждении рабочего вопроса, цель достигнута, то начальник должен встать, тем самым давая понять, что разговор закончен.

Руководитель не должен оценивать сотрудников по личным качествам, иметь симпатии и антипатии, только результаты работы. Ему не следует полностью изолироваться от коллектива, чтобы суметь быстро реагировать на возникающие проблемы.

Между панибратством и культом личности начальника очень сложно соблюсти баланс. Однако, при мудром и воспитанном руководителе, это вполне возможно. Этикет предписывает руководителю не использовать обращения на «ты», если это не взаимно. К сожалению, это правило соблюдается редко.

Деловые конфликты.

Различаются конфликты, основанные на личной неприязни и организационные конфликты. Второй тип менее глубокий и легкопреодолимый. Главное, остановить его на той стадии, когда деловые несогласия перетекают в испорченные отношения. Если этого не удалось сделать, то все равно необходимо удержаться в должностных рамках, не разрешать себе раздражения против конкретной личности. Спокойствие – всегда огромный шаг к победе. Категорически запрещается пользоваться запрещенными приемами – упоминать недостатки человека, не имеющие отношения к его профессиональной деятельности.

Часто появление нового человека в коллективе, ведет к возникновению острых ситуаций. Его личные качества могут не соответствовать принятым в коллективе негласным правилам, и это может повлечь за собой ссору. Чтобы избежать таких ситуаций, новичкам следует меньше выдвигать требования, а опытным сотрудникам проявить к ним больше внимания.

Большую роль в разрешении конфликтных ситуаций играет профессионализм начальника. Если он выступит грамотным третейским судьей, то конфликт можно потушить еще в зародыше. Достаточно часто, к сожалению, руководители сами провоцируют вражду в коллективе, не одинаково ровно и справедливо относясь ко всем подчиненным, или проявляя излишнюю строгость к самым незначительным промахам. Это не идет на пользу рабочему процессу.

Понятно, что даже самые профессиональные качества одного человека не могут гарантировать успеха всей фирме, потому большую роль в повышении эффективности труда играет согласованность работы всех сотрудников, как единого отлаженного механизма. Сотрудник, не соблюдающий эти несложные нормы делового этикета, не только выпадает из рабочего процесса, но и мешает остальным.

Автор: Татьяна Алёшина
Статья защищена законом об авторских и смежных правах. При использовании и перепечатке материала активная ссылка на мужской журнал manorama.ru обязательна!

Кроме того, читайте на сайте:

Телефонный этикет

Все мужики сво)))

Здравствуйте. Сразу к делу. Была у нас образцовая семья. Я-дочь. Думала, что если все мужики изменяют, то точно не мой папа. Т.к. он маму любит очень-очень. Настоящей, главное, из года в год свежей л… Читать дальше →